Một chuyên gia giao tiếp sẽ hạn chế những từ vựng này

Những lời chúng ta nói là vô cùng có ý nghĩa. Tuy nhiên, cũng có thể là gây ảnh hưởng xấu.

Tại nơi làm việc, những lời bạn nói ra có thể trong bối cảnh của một cuộc trò chuyện đơn giản, một cuộc phỏng vấn, một cuộc họp kinh doanh… Tất cả những lời bạn nói sẽ ảnh hưởng đến cách người khác cảm nhận con người bạn. Thường có một số từ và giọng điệu có tác động tiêu cực đến mối quan hệ, uy tín của bạn tại nơi làm việc. Đôi khi, những lời nói và biểu hiện thậm chí có thể ảnh hưởng đến sự nghiệp của bạn.

Vậy, đó là những từ ngữ và biểu hiện nào? Dưới đây là một vài từ mà bạn cần hạn chếnhư một chuyên gia giao tiếp nhiều kinh nghiệm:

Chuyên viên giao tiếp

1.    Nhưng

- “Bạn vẫn cung cấp chiết khấu trung thành 30% cho tất cả các chủ thẻ?”

- “Vâng, đúng vậy. Nhưng chúng tôi cần phải xem liệu bạn đủ điều kiện không.”

Không có gì có thể bực bội hơn là nghe kết hợp này. “Nhưng” thường sau một câu khẳng định giống như ví dụ đưa ra ở trên. Nó phủ nhận điều khẳng định trước đó, vì vậy chỉ ra một khái niệm thường trái hoặc không tương tự. Sử dụng ví dụ dưới đây, thay vì nói “Vâng, đúng vậy. Nhưng chúng tôi cần phải xem liệu bạn đủ điều kiện không”. Bạn có thể nói “Vâng, đúng vậy. Đầu tiên chúng tôi sẽ cần kiểm tra liệu anh/ chị có đủ điều kiện không” nghe có vẻ xuôi tai hơn. Đây là cách một chuyên gia giao tiếp thực thụ sẽ sử dụng để đạt được cùng một mục đích nhưng hiệu quả hơn nhiều.

2.    Thực ra là

- “Tôi được thông báo rằng anh/ chị đánh 105% hạn ngạch của anh/ chị quý cuối cùng?”

- “Thực ra là, 120% nếu bao gồm hai tuần cuối của tháng Ba.”

Có nhiều lý do rất chính đáng tại sao bạn hoàn toàn nên ngừng sử dụng từ “thực ra là”. Chuyên gia giao tiếp chỉ ra rằng đầu tiên là nó làm mất đi những gì bạn sẵn sàng nói hoặc những gì bạn thực sự muốn đề cập và thứ hai, nếu vô tình khiến cho người ta cảm thấy nhầm lẫn hay sai và rằng bạn đang cố tình sửa chữa sai sót. Vì vậy, thay vì nói “Thực ra là, 120%” bạn có thể nói “Vâng, 120%”. Loại bỏ một từ khỏi một câu khiến câu trở nên hoàn toàn khác.

3.    Về cơ bản

- “Thông báo về cái gì vậy?”

- “Về cơ bản, họ đóng băng tất cả các đơn đặt hàng cho phần còn lại của tháng.”

“Về cơ bản” là một trạng từ vô dụng thường được sử dụng như một sự thêm thắt. Từ này, khi được sử dụng trong một câu, có tác dụng quá đơn giản bất cứ điều gì mà bạn đang nói, giống như bạn đang đánh giá thấp người nghe. Đôi khi nó cũng là một gợi ý rằng bạn không thực sự hiểu những gì bạn đang nói về. Bạn đang làm một trong hai điều – đầu tiên là quá đơn giản hoá một chủ đề hay một khái niệm (như vậy, đánh giá thấp người nghe) và thứ hai là ám chỉ rằng bạn không thực sự hiểu những gì bạn đang nói về. Vì vậy, một chuyên gia giao tiếp sành sỏi thay vì nói “Về cơ bản, họ đóng băng tất cả các đơn đặt hàng cho phần còn lại của tháng” Đơn giản là loại bỏ “về cơ bản” đi và chỉ nói “Họ đóng băng tất cả các đơn đặt hàng cho phần còn lại của tháng”.

4.    Chỉ là

- “Vậy, bây giờ bạn bận làm gì?”

- “Chỉ là tôi đang cố gắng xem liệu tôi có thể gặp cơ hội thuận lợi trong lĩnh vực bán hàng.”

Trong khi từ “về cơ bản” quá đơn giản những vấn đề phức tạp thì từ “chỉ” lại hạ thấp tầm quan trọng của câu hoặc ý tưởng.  Từ “chỉ” có mang tính tiêu cực. “Chỉ”,  trong ẩn ý cơ bản nhất của nó thường có nghĩa là “Không khó khăn” Hãy lấy ví dụ một câu “Chỉ là tôi đang cố gắng xem liệu tôi có thể gặp cơ hội thuận lợi trong lĩnh vực bán hàng”. Việc thêm từ “chỉ” vào câu ngay lập tức biến nó thành một cái gì đó tiêu cực. Chuyên gia giao tiếp cho rằng nó không chỉ làm giảm bớt giá trị những gì bạn đang làm mà còn nói về cảm giác của bạn về sự thấp kém hoặc yếu. Vì vậy tại sao không nói “Tôi đang cố gắng xem liệu tôi có thể gặp cơ hội thuận lợi trong lĩnh vực bán hàng”. Dễ hiểu và đơn giản!

5.    Tin rằng/Cảm thấy/Nghĩ rằng

- “Làm thế nào để bạn hoàn thành báo cáo được giao?”

- “Tôi nghĩ rằng tôi sẽ hoàn thành vào cuối tuần.”

“Tôi tin rằng”, “Tôi cảm thấy” và “Tôi nghĩ rằng” là ba cụm từ thường gặp trong giao tiếp hằng ngày. Vấn đề với những cụm từ này là chúng không thực sự truyền cảm hứng cho sự tự tin. Trong khi chúng có thể, trong nhiều thời điểm, thể hiện sự trung thực hay sự chân thật, sử dụng chúng vẫn còn là dấu hiệu thiếu tính xác thực. Việc sử dụng “Tôi tin rằng”, “Tôi cảm thấy” và “Tôi nghĩ rằng” đặc biệt là khi trả lời câu hỏi hoặc giải thích điều gì đó khiến người nói như đang không chắc chắn hơn là đã sẵn sàng. Vì vậy, hãy nhớ, lần sau ai đó hỏi bạn về báo cáo đó được giao, hãy tạo cho mình sự tự tin và nói “Tôi sẽ hoàn thành vào cuối tuần”.

 

Trong những trường hợp bình thường, sẽ không có vấn đề gì khi sử dụng các từ hoặc các cụm từ nêu trên. Tuy nhiên, khi làm việc, việc rõ ràng và hiểu hợp lý là điều vô cùng quan trọng. Đó là lý do tại sao bạn nên tránh hoặc loại bỏ những từ này trong từ vựng của bạn. Hãy trở thành một chuyên gia giao tiếp

Most Jobs (1)