Vị trí trợ lý hành chính và những phẩm chất cần có

Trợ lý hành chính là công việc quan trọng, liên quan đến huyết mạch của công việc kinh doanh trong mỗi công ty – vai trò của họ là hỗ trợ ban điều hành và quản lý hoàn thành những nhiệm vụ chung chung hoặc phức tạp. Nhìn chung, vị trí trợ lý hành chính có nhiều vai trò khác nhau với mức lương khác nhau, nhưng những chuyên viên hành chính giỏi thường có những phẩm chất như bên dưới đây:

1. Kỹ năng giao tiếp tốt

Phòng Hành chính thường là nơi đầu tiên tiếp xúc với những liên hệ từ đối tác và khách hàng – chỉ sau những nhân viên chăm sóc khách hàng. Do đó, kỹ năng giao tiếp, làm việc với con người và kỹ năng lắng nghe là những phẩm chất mà bất kỳ nhà tuyển dụng nào cũng muốn thấy ở một nhân viên hỗ trợ hành chính. Không chỉ bởi vì họ cần phải nghe và trả lời điện thoại, đón tiếp khách, hỗ trợ khách hàng giải quyết vấn đề, mà họ còn cần phải chuyển tiếp được thông tin chính xác đến các đồng nghiệp trong nội bộ.

2. Kỹ năng quản lý thời gian tốt

Chuyên viên hành chính thường có hàng tá công viẹc cần phải giải quyết trong khoảng thời gian ngắn. Do đó, họ cần phải có khả năng sắp xếp ưu tiên công việc, cũng như tập trung để đảm bảo rằng công ty vận hành trơn tru. Hơn thế nữa, nhân viên hỗ trợ hành chính cần tận tâm trong giờ làm việc bởi sự chậm trễ của hành chính có thể dẫn đến hỗn loạn tại văn phòng. Một chuyên viên hành chính giỏi sẽ biết cách sắp xếp thời gian để làm các việc chức năng cũng như luôn đúng giờ trong các buổi họp mỗi ngày.

3. Khả năng sắp xếp

Hoạt động của văn phòng hàng ngày thường là nhiệm vụ của một chuyên viên hỗ trợ hành chính, nhằm giảm tải bới thời gian cho quản lỷ và ban lãnh đạo, để họ có thể tập trung vào các chiến lược và đưa ra các quyết định kinh doanh. Người hỗ trợ hành chính lý tưởng có khả năng bám sát tất cả những nhiệm vụ được giao, lên lịch họp, sắp xếp tài liệu và ghi chú lại tất cả những chi tiết dù nhỏ nhất trong hoạt động doanh nghiệp hàng ngày.

4. Khả năng giữ bí mật

Nhân viên hỗ trợ hành chính luôn được biết rất nhiều về thông tin liên hệ doanh nghiệp và những thông tin tối mật trong các cuộc họp với cấp quản lý. Do đó, họ cần phải có khả năng phân loại nguồn thông tin và biết cách tránh xa việc “buôn chuyện” trong văn phòng.

5. Có tư duy dịch vụ khách hàng

Phải làm việc trực tiếp với khách hàng mỗi ngày, một nhân viên hành chính cần hiểu rõ được lợi ích khi có tư duy dịch vụ khách hàng. Họ cần phải biết những “cụm từ kỳ diệu” mà bộ phận chăm sóc khách hàng thường sử dụng để khiến khách hàng trong và ngoài công ty cảm thấy vui vẻ.

Hơn thế nữa, họ cần hiểu rõ về dịch vụ khách hàng để hiểu được đối tác và khách hàng của họ mong muốn điều gì, và cung cấp kết quả đúng hạn và kỳ vọng của khách hàng. Một nhân viên hỗ trợ hành chính cần hiểu rằng trải nghiệm tích cực của khách hàng sẽ phản ánh tốt về tổng thể doanh nghiệp.

Chuyên viên hỗ trợ hành chính giỏi sẽ mang trong mình tất cả những phẩm chất được đề cập trên và còn nhiều phẩm chất tốt khác. Sự nghiệp của mỗi người luôn chứa đựng những thách thức và phần thường xứng đáng cùng lúc, do đó công việc hành chính luôn yêu cầu một chuyên viên xuất sắc nổi bật hơn so với những ứng viên bình thường khác.