Hướng dẫn sử dụng Pivot Table trong Excel dành cho dân ‘chuyên’ làm báo cáo

Với sự phát triển của công nghệ thông tin và đặc biệt là những ứng dụng cho dân văn phòng, mức độ chi tiết trong báo cáo mà cấp lãnh đạo yêu cầu ngày một cao. Trong bài viết này, JobStreet.com Việt Nam sẽ giới thiệu đến các bạn những kỹ năng cần thiết để thực hiện những yêu cầu ‘trên trời’ của sếp.

Trong chuỗi bài viết về các kỹ năng Excel thiết yếu dành cho dân văn phòng, JobStreet.com Việt Nam xin giới thiệu đến bạn Phần 1: cách sử dụng Pivot Table để tổng hợp số liệu ở nhiều trang tính.

Sử dụng Pivot Table xuất hiện cũng đã khá lâu trên phần mềm Excel của Microsoft. Pivot Table đặc biệt hữu dụng khi bạn phải đối mặt với một ‘núi’ dữ liệu, nằm ở nhiều Sheet (trang tính) khác nhau. Thậm chí, với Pivot Chart, bạn có thể vẽ những biểu đồ phức tạp một cách nhanh chóng và có thể tự tùy biến được nếu số liệu của Pivot Table thay đổi.

Những lưu ý trong trang tính chứa raw data (dữ liệu thô):

Chúng ta hãy cùng xem một ví dụ cho việc tạo một PivotTable để tính chi tiêu hàng tháng nhé

Nếu bạn chưa có nhiều kinh nghiệm tạo Pivot Table, sử dụng Recommended PivotTable (chỉ xuất hiện trong phiên bản Excel 2013 trở về sau) không phải là một sự lựa chọn tồi.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chỉ hướng dẫn cách tạo Pivot Table nguyên bản. Bạn vui lòng thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Đánh dấu vùng dữ liệu mà bạn muốn phân tích

Bước 2: Chọn Insert > Tables > PivotTable

Bước 3: Excel sẽ hiện Create PivotTable với vùng dữ liệu bạn đã chọn.

Bước 4: Bạn có thể chọn New Worksheet để bảng phân tích số liệu được tạo ở một trang tính khác hoặc chọn Existing Worksheet để tạo ngay tại trang tính của dữ liệu thô.

Bước 5: Nhấn OK và Excel sẽ tạo một PivotTable trống và yêu cầu bạn chọn các trường thông tin (PivotTable Fields)

Cách làm việc với danh sách trường thông tin trong PivotTable

Trong Field Name, bạn hãy chọn tất cả những trường thông tin bạn muốn phân tích. Mặc định, những trường thông tin không phải là số sẽ được thêm vào Row, ngày tháng sẽ được thêm vào Column và dữ liệu dạng số sẽ được thêm vào Values. Bạn hoàn toàn có thể tùy chỉnh bằng cách kéo và thả vào các trường thông tin trên PivotTable.

PivotTable Values

Đây là phần quan trọng nhất trong việc hiệu chỉnh PivotTable để cho ra đúng kết quả phân tích mà bạn mong đợi. Vui lòng chọn Value Field Settings để chọn Value phù hợp cho bảng tính phân tích sau cùng.

Có rất nhiều cách tính Values, từ Sum (tổng), Count (Đếm), đến Average (Trung Bình) tùy thuộc vào mong muốn của bạn.

Chỉ cần nhấn ok là bạn đã tạo được một bản Pivot Table như ý rồi đấy.

Cách cập nhật PivotTable

Nếu bạn đang cần thêm dữ liệu vào dữ liệu gốc, tất cả những PivotTables được tạo trước đó cần được cập nhật. Bạn chỉ cần chọn vào bất kỳ ô nào của PivotTable, Chọn PivotTable Tools > Analyze > Data > Nhấn vào nút refresh và chọn Refresh All (áp dụng cho toàn bộ Pivot Table mà bạn đã tạo).

Sử dụng Pivot Table có rất nhiều ứng dụng trong việc làm các báo cáo tuần, báo cáo tháng với nhiều tính năng để lựa chọn. Trong những phần kế tiếp, JobStreet.com Việt Nam sẽ tiếp tục giới thiệu đến bạn những kỹ năng cần thiết khác như: cách chỉ sao chép (copy) các ô đang hiển thị; tự động phân loại kết quả bảng tính theo màu sắc; tự cập nhật số liệu Excel vào Word và cách trích xuất dữ liệu thành hình ảnh.

Giúp tăng cơ hội việc làm bằng cách gửi CV của bạn đến nhà tuyển dụng phù hợp thông qua

NaN. CV JobStreet online: Nếu bạn chưa tạo CV? Chỉ mất 5 phút đăng ký ngay tại đây