Phân loại các kiểu viết email

Email là một công cụ tuyệt vời để liên lạc. Nó cho phép chúng ta trò chuyện với mọi người trên toàn thế giới trong khi cung cấp một chuỗi thông tin hữu ích. Email đã trở thành điều quan trọng cho công việc của chúng ta, thật khó để tưởng tượng cuộc sống mà không có email.

Mặc dù email rất tiện lợi và hiệu quả, nó vẫn có các lỗi và khuyết điểm. Mọi người sẽ có nhiều cách giao tiếp khác nhau qua email, điều đó có thể đưa ra những thách thức khi bạn đang cố gắng để xác nhận chi tiết kế hoạch, thu thập thông tin, hoặc nhận bất kỳ vấn đề liên quan đến công việc nào khác qua email.

Làm việc với một số kiểu email đặc biệt khó khăn? Dưới đây là một số lời khuyên về việc làm thế nào để đối phó với các loại email này khiến bạn không bị trễ thời hạn, hoặc rơi vào một tình huống phức tạp.

The Black Hole không bao giờ phản hồi lại email của họ. Ngay cả khi nếu bạn yêu cầu trả lời xác nhận hoặc đánh dấu các email của bạn với họ bằng urgent flag (nhãn khẩn cấp). Điều này có thể rất bức xúc nếu bạn đang chờ đợi thông tin từ họ, nhưng đừng lo lắng. Thay vì gửi email cho họ, tốt nhất bạn nên làm việc trực tiếp qua điện thoại với họ, hoặc nếu bạn làm việc với họ trong cùng một công ty, hãy trực tiếp nói chuyện với họ tại bàn làm việc của họ.

Nếu bạn cần phải có tài liệu cụ thể để xác nhận những gì bạn đã thảo luận, hãy viết một email thật ngắn sau khi đã điện thoại hoặc nói chuyện riêng với họ, xác nhận những gì bạn đã thảo luận với họ.

Bạn sẽ biết có một Over-Communicator bởi xu hướng của họ là sẽ gọi điện hoặc chạy đến bàn làm việc của bạn để báo cho bạn biết họ vừa gửi cho bạn một email. Điều này có vẻ như không cần thiết, nhưng hãy nhớ là một số người chỉ đơn giản là thích giao tiếp cá nhân nhiều hơn, hoặc có thể không đủ tự tin để sử dụng công nghệ.

Hãy làm cho người Over-Communicators hài lòng bởi phản hồi ngay khi có thể để xác nhận bạn đã nhận được email của họ, và đảm bảo rằng bạn sẽ hồi đáp với họ về vấn đề mà họ nêu lên trong email trong thời gian ngắn. Hãy đánh dấu các email của họ để xem khi bạn có thời gian, và cố gắng không để họ chờ đợi email của bạn quá lâu.

Nếu bạn phải đọc hết các email dài dòng, lan man để tìm ra các thông tin bạn thực sự cần, bạn đang làm việc với một Rambler.Hãy hít thở, lướt nội dung của họ một cách nhanh chóng và hiệu quả hết mức có thể, và chọn ra các thông tin có liên quan nhất. Nếu bạn cần xác nhận, phản hồi với những điểm nhấn ngắn gọn. Hy vọng rằng … họ sẽ sớm nhận ra điều này.

Là ngược lại với The Rambler, thường phản hồi một cách ngắn gọn, đôi khi ngắn gọn quá mức và có phần hơi thiếu tế nhị như “okay”, “no” hoặc “Wednesday”. Đừng bị ảnh hưởng bởi cảm xúc cá nhân – thay vào đó, hãy vui lên vì ít ra bạn đã nhận được phản hồi.

Những người này thường bị áp lực về thời gian,hoặc thích tiếp cận một cách trực tiếp. Hãy giữ liên lạc với họ một cách thân thiện, nhưng đi thẳng vào vấn đề. Nếu email của họ quá ngắn khiến bạn không nhận được lượng thông tin bạn cần, hãy nhấc điện thoại lên và gọi ngay cho họ để xác nhận

Dù cho họ thích gửi những icon cảm xúc, những chuyện tiếu lâm, những trích dẫn đầy cảm hứng, video gây cười. Người gửi có thể làm tắc nghẽn hộp thư đến của bạn với các thư rác không liên quan. Một số người đón nhận những email này như một trò tiêu khiển mang lại cảm giác tốt. Trong khi những người khác bỏ qua chúng bởi đang ngập đầu trong công việc.

Nếu bạn là tuýp người thứ hai, tốt nhất là nên lịch sự đề nghị họ ngừng gửi cho bạn những dạng email như vậy trong tương lai. Nếu bạn không muốn làm tổn thương, người đó, bạn có thể tạo ra một thư mục cụ thể dành cho loại email này - chỉ cần chắc chắn là bạn sẽ kiểm tra nó một cách thường xuyên để tránh việc bỏ lỡ bất cứ điều gì liên quan đến công việc.