Lời Khuyên Để Phác Thảo Hồ Sơ Trực Tuyến

Ứng viên muốn gửi hồ sơ trực tuyến đầu tiên phải hiểu được sự khác biệt giữa hồ sơ điện tử và bản in truyền thống. Do đó, nếu muốn nộp hồ sơ bằng phương tiện điện tử, ứng viên cần chuẩn bị hồ sơ ứng tuyển tương thích đối với loại phương tiện này.

Internet đã cách mạng hóa mọi lĩnh vực trong cuộc sống hiện đại. Từ các hoạt động kinh doanh đến quá trình thu thập thông tin, giao tiếp, thậm chí cả việc chi trả các hóa đơn. Bây giờ, Internet thậm chí còn định hình lại thị trường tuyển dụng “online” thay cho thị trường tuyển dụng truyền thống vốn có.

Nếu bạn thấy việc sử dụng máy tính là thuận tiện cho việc mua sắm hoặc thanh toán trực tuyến thì giờ đây bạn cũng có thể sử dụng nó để gửi hồ sơ ứng tuyển đến các nhà tuyển dụng.

Về mục đích, hồ sơ điện tử không khác với bản in truyền thống là mấy: Cả hai đều là phương tiện hữu hiệu để phác thảo kỹ năng cũng như kinh nghiệm làm việc của bạn để nhà tuyển dụng có thể nhanh chóng “nhận diện” bạn có phải là ứng viên lý tưởng để đóng góp vào sự thành công của công ty hay không.

Sự khác biệt đáng kể

Tuy nhiên, vẫn có một sự khác biệt rõ rệt khi bạn nhìn thấy “layout” hồ sơ điện tử lần đầu tiên. Nếu các hồ sơ truyền thống trước đây được viết để mắt người có thể lướt nhanh qua thì hồ sơ điện tử được viết dành cho “con mắt kỹ thuật số”. Người tìm việc muốn gửi trực tuyến đầu tiên phải hiểu sự khác biệt này trước khi phác thảo hồ sơ tương thích.

Bạn cũng có thể đặt câu hỏi: Có thật sự cần thiết để chuẩn bị một hồ sơ điện tử hay không? Câu trả lời là: với việc gần như tất cả mọi thứ hiện nay đang được thực hiện thông qua mạng Internet thì việc nộp hồ sơ trực tuyến cũng không là ngoại lệ. Đây là một hình thức linh hoạt để bạn có thể tiết kiệm được nhiều thời gian hơn thay vì mang hồ sơ đến các công ty tuyển dụng để nộp trực tiếp.

Một hồ sơ điện tử rất quan trọng trong thời đại ngày nay bởi ngày càng có nhiều doanh nghiệp đã và đang bắt đầu sử dụng Internet cho mục đích tuyển dụng. Trong thực tế, khoảng 80% các công ty nằm trong Top 500 do Tạp chí Fortune bình chọn đã thực hiện việc tuyển dụng qua Web, và Internet Business Network - Một công ty nghiên cứu có trụ sở tại Mỹ đã ước tính rằng có khoảng 100.000 website đang thực hiện việc đăng tuyển trực tuyến.

Đối với việc tìm kiếm các nhân sự cấp cao, tuyển dụng trực tuyến mang đến sự tiện lợi, hiệu quả và kết nối 24 giờ đối với thị trường việc làm.

“Với việc nộp hồ sơ trực tuyến, chúng tôi tin chắc rằng chúng tôi sẽ có được tối đa số lượng người nộp đơn. Chúng tôi có thể tiếp cận với nhiều người xin việc tiềm năng nhất có thể”, Dona Yap, Trưởng bộ phận Nhân sự của một công ty máy tính nhấn mạnh.

Do đó, với hồ sơ điện tử, bạn nên tận dụng lợi thế của sự bùng nổ về hình thức tuyển dụng thông qua Internet và gửi hồ sơ ngay lập tức cho bất kỳ nhà tuyển dụng tiềm năng nào ở bất kỳ đâu trên thế giới.

Đó là chính xác là những gì nhà văn tự do Vernie Reyes hiện đang sống tại Singapore, người đã được nhận làm Biên tập viên cho một Tạp chí chuyên về kỹ thuật, đã có được việc làm sau khi gởi hồ sơ trực tuyến. Cô nói rằng: “Internet thực sự tuyệt vời. Tôi chỉ việc điền vào các chi tiết trong hồ sơ của mình và nộp trực tuyến. Thật là ngạc nhiên, họ đã liên lạc với tôi, và cuối cùng tôi đã có được công việc mơ ước”

Nộp hồ sơ trực tuyến liệu có thuyết phục được nhà tuyển dụng hay không? JobStreet.com, website tuyển dụng trực tuyến hàng đầu khu vực Đông Nam Á, đã nhận được rất nhiều lời chia sẻ thực tế từ người tìm việc, đó là họ đã tìm thấy được công việc phù hợp sau khi đăng ký hồ sơ của mình trên website.

Thực hiện hồ sơ trực tuyến tương thích

Đến bây giờ thì bạn đã được câu trả lời cho những câu hỏi đầu tiên. Vậy câu hỏi tiếp theo của bạn sẽ là “Làm thế nào để xây dựng hồ sơ trực tuyến tương thích gây ấn tượng với nhà tuyển dụng?”

Reyes, một người có kinh nghiệm ở lĩnh vực xin việc trực tuyến cho biết, có hai cách nộp hồ sơ điện tử: Một là gởi e-mail trực tiếp đến công ty đang tuyển dụng nhân sự hoặc bằng cách điền đầy đủ vào một mẫu hồ sơ điện tử và để nó vào ngân hàng hồ sơ trực tuyến.

Hầu hết các công ty đều dựa vào các trang web việc làm để tìm ứng viên phù hợp. Điều quan trọng cần nhớ là các trang web được thiết lập tốt thường có phần mềm quản lý tuyển dụng tự động để lọc hồ sơ theo các tiêu chuẩn được xác định từ trước.

Ví dụ hệ thống SiVA của JobStreet.com sẽ tìm kiếm tự động và lựa chọn hồ sơ ứng tuyển dựa trên các từ khóa liên quan đến kỹ năng của ứng viên, trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc và các tiêu chuẩn cụ thể khác do nhà tuyển dụng thiết lập. Điều này cho phép nhà tuyển dụng tiết kiệm một lượng lớn thời gian so với cách truyền thống là xem từng hồ sơ một, sau đó chia các các hồ sơ đủ tiêu chuẩn để phỏng vấn và không đủ tiêu chuẩn để loại bỏ.

Tập trung vào danh từ

Lập trình viên Ruby Alcala chia sẻ kinh nghiệm, đó là bạn tập trung vào các danh từ thay vì động từ. “Máy vi tính thực hiện việc tìm kiếm bằng cách quét hồ sơ của bạn dựa trên các từ khóa và cụm từ miêu tả kỹ năng và kinh nghiệm làm việc cần thiết dựa theo bảng mô tả công việc - và hầu hết trong số này là danh từ,”

Ngoài ra, cũng đừng quên đề cập đến khía cạnh con người đặc biệt là tính cách và kỹ năng trong hồ sơ của bạn. “Những từ thông dụng sẽ có ích rất nhiều trong giai đoạn “quét hồ sơ” ban đầu, nhưng bảng mô tả về tính cách và thái độ của bạn trong mắt nhà tuyển dụng mới dẫn đến những quyết định sau đó,” chuyên viên tuyển dụng Tristan Ocampo chia sẻ.

Lý do là sau khi máy tính đã thực hiện bước tìm kiếm ban đầu và lập ra một danh sách ngắn các ứng viên đủ điều kiện, nhân viên phụ trách nhân sự sẽ là người tiếp theo xử lý hồ sơ của bạn. Vì vậy, hãy chắc chắn rằng hồ sơ bao gồm những phẩm chất về con người bạn như độ tin cậy, trách nhiệm và sự chủ động.

Ngoài ra, chuyên viên tuyển dụng Tristan Ocampo cũng chia sẻ “Nếu bạn muốn tăng cơ hội được các nhà tuyển dụng lựa chọn, hãy làm nổi bật những thành tích đã đạt được”. Tránh các yếu tố dễ khiến hồ sơ của bạn bị loại như kinh nghiệm làm việc không liên quan hoặc một danh sách các công việc bạn chỉ làm trong thời gian ngắn sẽ dễ tạo cho nhà tuyển dụng cảm giác bạn là một người thích nhảy việc.

Lựa chọn font chữ tương thích

Trước khi gởi hồ sơ ứng tuyển, bạn nên chú ý đến các định dạng văn bản tương ứng. Hiện nay, hầu hết các máy tính đều sử dụng font Unicode. Do đó, bạn không nên sử dụng các font chữ lạ nhằm đảm bảo nhà tuyển dụng có thể đọc được hồ sơ ứng tuyển của bạn bằng loại font chữ thông dụng.

Một số người tìm việc cũng tạo hồ sơ ở định dạng HTML để nó có thể tồn tại như một trang web. Và thay vì nộp hồ sơ trực tuyến, người nộp hồ sơ chỉ cần hướng dẫn nhà tuyển dụng đến địa chỉ URL là có thể xem được hồ sơ này.

Để hồ sơ ứng tuyển của bạn đến được nhà tuyển dụng, bạn nên kiểm tra virus cẩn thận trong file đính kèm (attachment) trước khi gởi qua email cho họ. Bởi một khi nhận được email có file đính kèm chứa virus, hệ điều hành của người nhận có khả năng không đọc được file này và việc gởi hồ sơ đi của bạn khi đó sẽ trở nên vô ích. Hơn nữa, việc này cũng sẽ khiến cho máy tính của nhà tuyển dụng nhiễm virus khi nhận email của bạn.

Bảo vệ sự riêng tư cho chính bạn

“Luôn nhớ rằng một khi được đăng tải, hồ sơ của bạn sẽ trở thành một tài liệu được công bố rộng rãi và bạn sẽ không thể kiểm soát được những ai sẽ đọc được nó,” Madrigal trình bày.

Hoặc, bạn có thể lựa chọn một trang web nghề nghiệp yêu cầu cần phải có sự cho phép của bạn mới có thể xem được hồ sơ. Ví dụ như website JobStreet.com đã được TRUSTe chứng nhận đảm bảo sự riêng tư và bảo mật đối với mỗi hồ sơ đăng ký. của nó.

Với những lời khuyên đó, hãy bắt đầu đăng những hồ sơ trực tuyến của bạn ngay từ bây giờ!