Đừng " chết trong phòng họp "

Những buổi họp vô nghĩa, nó mang đến cho bạn cảm giác vô dụng và là ‘kẻ giết chết’ năng suất làm việc lớn nhất tại nơi công sở.

Họp là một phần không thể thiếu ở bất kỳ tổ chức nào nhưng bằng nhiều cách, nó đã trở nên đáng sợ và là một phần gây tốn kém nhất của mội công việc. Trong những trường hợp xấu nhất, nó trở thành nguồn gốc các trở ngại, sự căng thẳng giữa các đồng nghiệp và lãnh đạo của tổ chức.

Chết trong phòng họp’, là một quyển sách của Patrick Lencioni, giải thích một cách hơi viễn tưởng về những buổi họp tồi tệ và sự ảnh hưởng đến nơi làm việc hiện tại. Theo ông, “bí ẩn lớn nhất tồn tại về những buổi họp là nó có bản chất xấu”. Mọi người nhìn nó như một trong những điều ‘xấu xa’ nhưng cần thiết cho mỗi công ty. ‘Nhưng thật ra là, những cuộc họp vô nghĩa chỉ là sự phản ánh của những lãnh đạo tồi tệ. Tệ hơn nữa là những điều này gây ra những ảnh hưởng tồi tệ cho sự thành công của công ty hơn chúng ta tưởng”.

Để biến những cuộc họp buồn chán, vô nghĩa thành những cuộc trao đổi thú vị, mang tính hoạch định chiến lượng và giải quyết những mẫu thuẫn, quyển sách của Patrick Lencioni sẽ cho chúng ta những mẹo sau:

1. Hãy biết mục đích của cuộc họp

Trước tiên, hãy hỏi bản thân, những cuộc họp này có thực sực cần thiết? Có mục đích rõ rang về những cuộc họp này? Những mục tiêu này có bắt buộc phải thực hiện qua các cuộc họp hoặc có thể giải quyết qua cách cách khác (qua emai hay điện thoại)?

Việc có mục đích cụ thể rất quan trọng với mỗi cuộc họp dù nghiêm trọng hay không, Các cuộc họp thường yêu cầu các nhân viên tham gia mà không có một lý do rõ ràng và có thể là cho mọi người đánh giá thấp tầm quan trọng của nó. Trước mỗi cuộc họp, một thông báo chi tiết nên được gửi ra với những bên có liên quan để họ chuẩn bị. Hãy thông báo rõ mục đích của cuộc họp (lên kế hoạch, động não, giải quyết mâu thuẫn…) và bằng cách làm điều đó, bạn có thể sắp xếp cuộc họp và bằng cách đặt đúng kỳ vọng cho mỗi người tham gia.

2. Biết rõ vấn đề

Mọi người thường quá quen với những buổi họp nhàm chán và thường khó để họ trở nên hào hứng khi tham gia. Thách thức ở đây là cách tạo ra tầm quan trọng cho cuộc họp như nó đối với bạn. Nếu cuộc họp không quan trọng với kể cả bạn, well, hãy nói là bạn đã thua cuộc.

3. Hấp dẫn ngay từ đầu

Tiếp xúc với mọi người trong cuộc họp luôn là một thử thách. Để giữ sự kết nối, điều quan trọng là người tổ chức phải tạo cơ hội cho sự trao đổi ngay từ đầu buổi họp, giúp thông tin và ý tưởng được truyền đạt từ nhiều người. Hãy hỏi các người tham dự, “Bạn nghĩ sao về điều này?” sau một khoảng thời gian nhất định trong suốt cuộc họp để cho họ thấy rằng cuộc họp này là sự trao đổi hơn là buổi thuyết trình.

4. Bỏ qua việc canh giờ

Trong khi việc tổ chức các cuộc họp một cách đúng giờ là điều bắt buộc, bạn cần kiểm soát những mục được hoàn thành hơn là canh thời gian. Đừng quan tâm đến thời gian hoặc ít ra là tổ chức các cuộc họp vào những giờ thuận tiện để tránh phải cắt ngắn cuộc họp.

Các cuộc họp kết thúc mà không có sự tổng kết rõ ràng về vấn đề được trao đổi là một sự lãng phí thời gian. Một cuộc họp thành công không chỉ là về thời gian dài hay ngắn mà do cách cuộc họp kết thúc. Một cuộc họp thành công kết thúc với sự rõ ràng, sự cam kết từ mỗi người tham dự.

5. Châm ngòi cho sự xung đột

Có và không. Mỗi cuộc họp cần tạo ra một cái gì đó gọi là mâu thuẫn những không phải theo cách bạn nghĩ. Châm ngòi cho sự xung đột bằng cách gợi ý các quan điểm trái ngược trước khi đồng ý trên 1 cách giải quyết.

Những cuộc họp thường rất chán bởi nó thiếu kịch tính. Bằng cách châm ngòi cho các xung đột, bạn có thể khám phá ra nhiều ý tưởng mới, đi đến tận cùng vấn đề và tìm ra những điều sâu hơn lớp bề mặt. Có một lằn ranh giữa sự chuyên nghiệp và cá nhân. Hãy tìm những quan điểm đối lập mà không tạo ra những cuộc ẩu đả hay đối đầu – ít nhất là ở cấp độ cá nhân. Các buổi họp nên tạo sự đam mê mà không mang tính cá nhân, tạo ý tưởng thay vì cảm xúc.

Hãy cân nhắc cách mà toàn thế giới nhận thức tiêu cực về các cuộc họp, những mẹo trên có thể giúp bạn biến những cuộc họp thiếu hiệu quả, buồn chán thành những điều mang tính hữu ích cho bạn, đồng đội và cả công ty.

Chết bởi họp có nghĩa là bạn tốn thời gian và bỏ lỡ những cơ hội. Đây là điềm báo cho việc thiếu tinh thần trách nhiệm cũng như năng suất – đừng trở nên binh thường, hãy trở nên phi thường!