5 kỹ năng làm báo cáo bằng Excel (Phần 2)

Trong Phần 1: Hướng dẫn sử dụng Pivot Table trong Excel dành cho dân ‘chuyên’ làm báo cáo, JobStreet.com Việt Nam đã giới thiệu đến các bạn những ‘tuyệt chiêu’ khi sử dụng Pivot Table, trong phần 2 này, chúng tôi sẽ tiếp tục đào sâu vào các kỹ năng làm báo cáo bằng Excel.

Kỹ năng làm báo cáo và đề nghị (proposal) là việc làm gần như hàng tuần của dân trong ngành kế toán, marketing. Trong đó, báo cáo ngày nay không chỉ cần độ chính xác mà còn cần được thiết kế một cách logic và dễ nhìn nhất. Vậy Excel có thể giúp được gì để giảm thời gian cho bạn? Cùng JobStreet.com Việt Nam xem những mẹo Excel giúp bạn làm các báo cáo một cách dễ dàng và chính xác nhất.

1. Chỉ sao chép vùng hiển thị

Tính năng Filter (lọc) được sử dụng rất phổ biến trong các bảng tính trong Excel khi bạn cần hiển thị một số liệu nhất định nào đó. Đối với những phiên bản Office sau này, vấn đề sao chép những vùng dữ liệu được lọc là điều cực kỳ dễ dàng. Tuy nhiên, đối với những công ty vẫn còn đang xài phiên bản Office 2003, 2007, khi sao chép vùng dữ liệu đã được lọc từ trang tính này sang trang tính khác, Excel sẽ ghi cả những ô ẩn và hiện.

Vậy làm cách nào chỉ copy những vùng dữ liệu mà bạn đang thấy?

Bước 1

Đánh dấu dữ liệu bạn muốn sao chép.

Bước 2

Nhấn F5

Bước 3

Chọn Special ở góc dưới bên trái

Bước 4

Chọn Visible cells only và nhấn OK

Sau đó bạn chỉ cần đánh dấu và copy vùng đang hiển thị là được rồi đấy.

2. Tự động phân loại kết quả bảng tính theo màu sắc

Các con số trong Excel hoàn toàn không có ý nghĩa nếu bạn không biết cách phân tích và rút ra kết luận cho sếp. Trong đó, việc quan tâm đến hình thức để đảm bảo tính ‘dễ đọc’ là điều rất quan trọng khi bạn muốn trình bày báo cáo/ý tưởng cho đối tác hay ứng viên. Việc vận dụng màu sắc vào các bản báo cáo theo đó là rất cần thiết.

Tuy nhiên, sức mạnh của Conditional Formatting không dừng ở đó.

Bạn có thể áp dụng màu sắc cho những bảng tính chứa Hàm với việc đặt Rule (luật) cho từng ô bạn muốn. Điều này có thể giúp bạn tạo ra những timeline, báo cáo liên quan đến ngày tháng, check deadline…

Cách làm cụ thể như sau:

Bước 1: Vào Home > Conditional Formatting > New Rule, tại ô New Formatting Rule, nhấn Use a formula to determine which cells to format (chọn công thức để xác định ô bạn muốn định dạng)

Bước 2: Trong ô Format values where this formula is true (định dạng giá trị nếu công thức này đúng), nhập công thức mà bạn mong muốn. Ví dụ: =A2>TODAY()

Công thức này sẽ sử dụng hàm TODAY để xem nếu ngày ở cột A có sau ngày hôm nay. Nếu có, những ô này sẽ được định dạng màu như bạn chọn.

Bước 3: Chọn màu & kiểu chữ. Nhấn Format, trong ô Color, chọn màu bạn muốn. Trong ô Font Style, chọn định dạng Bold hay Italic theo mong muốn.

Bạn chỉ cần nhấn OK, vậy là bạn đã hoàn thành việc tạo Rule đổi màu cho ô mà bạn muốn rồi đấy.

Trong phần 2, JobStreet.com Việt Nam sẽ hướng dẫn bạn cách tạo báo cáo tự động trong word từ bảng số liệu của Excel và cách Trích xuất nội dung Excel sang dạng hình ảnh.