5 kỹ năng làm báo cáo bằng Excel (Phần 3)

Trong Phần 1: Hướng dẫn sử dụng Pivot Table trong Excel dành cho dân ‘chuyên’ làm báo cáo, và Phần 2 (Sao chép vùng hiển thị & Định dạng có điều kiện), JobStreet.com Việt Nam đã giới thiệu đến các bạn những ‘tuyệt chiêu’ rất hữu dụng. Trong phần 3, cũng là phần cuối trong chuỗi bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu đến các bạn kỹ năng làm báo cáo, tự động trong Word từ bảng số liệu của Excel và cách trích xuất nội dung Excel sang dạng hình ảnh.

1. Tạo báo cáo trên Word với số liệu tự động cập nhật từ Excel

Trong các ngành nghề, đặc biệt là kế toán, số liệu của những báo cáo mà sếp yêu cầu thường rất ‘khó xơi’ với hàng chục các yêu cầu. Điều đáng nói là đối với những số liệu thường xuyên thay đổi hàng tuần mà sếp yêu cầu cập nhật trên các bản báo cáo trên Word/Power Point, bạn rất dễ mắc sai lầm nếu không sao chép đúng vùng số liệu đã xử lý.

Trong mẹo mà JobStreet.com Việt Nam giới thiệu đến bạn ngày hôm nay, nỗi lo này sẽ hoàn toàn biến mất khi các số liệu trên Word sẽ tự động thay đổi mỗi khi văn bản Excel được cập nhật. Đây chính là những kỹ năng làm báo cáo bằng Excel:

Bước 1: Mở trang tính Excel mà bạn muốn cập nhật, chọn đúng ô/vùng dữ liệu mà bạn muốn tự động thay đổi trong Word.

Bước 2: Mở báo cáo trên Word/Power Point, tại các giá trị cần được tự động cập nhật, vui lòng copy ô tương ứng bên file Excel và chọn Paste Special/Paste Link/Keep Source Formatting.

Chỉ với 2 bước đơn giản bên trên, bạn đã có thể tránh được việc quên copy số liệu mới cập nhật nhất cho Sếp rồi đấy nhé.

Lưu ý: Bạn nên lưu 2 file Word (với 1 file sử dụng cách trên và 1 file back up số liệu).

2. Trích xuất bảng tính dạng hình ảnh

Trích xuất bảng tính hay biểu đồ dạng hình ảnh là một kỹ năng rất đơn giản nhưng không phải ai cũng biết hoặc chưa biết cách sử dụng hiệu quả.

Chỉ với 1 bước đơn giản chọn Copy –> Paste Image là chúng ta có thể trích xuất bảng tính theo dạng hình ảnh. Điều này cực kỳ quan trọng đối với những người gửi file cho bên thứ ba và không mong muốn họ điều chỉnh số liệu.