4 lỗi sai chết người khi viết email công việc mà bạn phải tránh

Gửi một email công việc rõ ràng, ngắn gọn và đúng ngữ pháp có vẻ như không thuộc về trí tuệ.

Tất cả chúng ta đều gửi email, dù là cho đồng nghiệp hoặc những người khác; từ điện thoại, nhà, bàn và chưa chất quán những sai lầm đã được tạo ra.

Hầu hết thời gian, những sai lầm là nhỏ, nhanh chóng bị lãng quên như thông báo quan trọng của các thư điện tử được thực hiện và và tiếp tục được sử dụng, nhưng lần khác chúng có thể là thảm họa.

Những bài viết liên quan tới công việc

Phần 2: Làm cách nào để mô tả kinh nghiệm công việc bằng tiếng Anh?

Rớt phỏng vấn công việc? Cùng xem cách 10 triệu phú vượt qua điều đó

Giống như đến một cuộc phỏng vấn công việc trong trang phục tồi tàn, gửi email công việc được viết tốt là về trình bày và tính chuyên nghiệp. Bạn không cần phải là Shakespeare tiếp theo, hoặc thậm chí là một nhà văn đặc biệt hùng hồn, nhưng nó rất dễ dàng để viết một email công việc chính xác và có ý nghĩa. Dưới đây là bốn lỗi phổ biến cần tránh.

1. Tên và tiêu đề không chính xác

Trong khi công cụ kiểm chính tả và sửa tự động là những công cụ quan trọng trong việc loại bỏ chính tả và ngữ pháp lỗi, chúng có thể giúp bạn viết tên một cách chính xác. Đảm bảo tên của mọi người được viết chính xác, sử dụng tiêu đề ưa thích của họ, và viết đúng giới tính (vâng, nó đã xảy ra trước đó), là về nghiên cứu cơ bản.Hãy chắc chắn để tham chiếu chéo kiến thức của bạn với các email công việc trước đó, chữ ký email, hãy tham khảo các nguồn trực tuyến, và chạy qua các đồng nghiệp hoặc những người mà bạn nghĩ họ biết.

Đối với một số người, bị viết sai có thể là một sự xúc phạm cao nhất, và sẽ làm cho họ không thể xem yêu cầu của bạn một cách thuận lợi,

1. Gửi email công việc khi bạn đang tức giận và sử dụng giọng điệu không phù hợp

Thật là công bằng khi nói rằng công việc đó không phải luôn luôn mang sắc cầu vồng và ngọt ngào, và cũng có những trường hợp mà khi chúng ta rời khỏi một cuộc họp với máu sôi, đọc email công việc và cảm thấy nóng mặt, hoặc muốn cãi nhau, thay vì cúp điện thoại. Điều này là ok! Nhưng điều quan trọng là phải thừa nhận những cảm xúc như là phản ứng với các sự kiện nhất định và không để cho sự thất vọng chảy vào văn bản email. Hít một hơi thật sâu, xem xét cách tiếp nhận của bạn và các nội dung của email công việc và viết vào thời điểm đó. Ghi nhớ - lâu sau khi sự tức giận của bạn qua đi, email công việc sẽ sống mãi trong hộp thư đến của người khác như một di tích tâm trạng xấu của bạn.

2. Quên thay đổi dòng chủ đề

dòng chủ đề của bạn cần phải thu hút sự chú ý của độc giả tiềm năng một cách nhanh chóng, và truyền đạt nội dung email ngắn gọn. Gửi một dòng chủ đề mà chỉ đơn giản nói, “Điều 1”, có thể có ý nghĩa đối với bạn, nhưng nó không thích hợp khi bạn đang gửi nó cho một biên tập viên, người nhận email công việc về các bài báo gần như độc quyền.

Một dòng chủ đề tốt hơn sẽ trông như thế này, “John Brown - Làm thế nào để viết email công việc - phiên bản 1.” Trong ví dụ sau, rõ ràng những người gửi email công việc, email về cái gì, và một số chi tiết cụ thể về nội dung. Một mô tả, nhưng chủ đề email không ngắn gọn cũng cho phép người nhận biết email công việc của bạn cần phải được sử dụng khẩn trương như thế nào, khi mà một cái gì đó bạn là người gửi cũng sẽ được hưởng lợi từ đó. **Gửi email công việc cho sai người, hoặc nhấn “Reply All” hoặc “Forward.” **Cho dù là chọn sai “Adam” khi năm địa chỉ tồn tại trong sổ địa chỉ của bạn, hoặc vô tình nhấn “Reply All” thay vì khiêm tốn hơn “Trả lời”, tránh sai lầm này cũng đi xuống để có một hệ thống đánh giá tốt tại chỗ. Cũng như vậy với cách nhấn “Forward.” Việc gửi một email nội bộ với một liên lạc bên ngoài có các thảm họa tiềm tàng, vì vậy, sau khi bạn đã đọc lại văn bản email của bạn và đang hạnh phúc với nó, nhanh chóng kiểm tra phần nhận, để đảm bảo nó chỉ đi được đọc bởi người cần thiết. Nếu nghi ngờ, như sửa lỗi chính tả và lỗi ngữ pháp, hãy nhờ một đồng nghiệp để kiểm tra cho bạn.