13 chiến lược để tạo nên hồ sơ việc làm hoàn hảo

Để tạo nên một bộ hồ sơ việc làm có thể gây ấn tượng với những nhà tuyển dụng kỳ cựu ngay từ ban đầu tưởng chừng như rất khó khăn. Bí quyết là bạn phải làm sao để hồ sơ của bạn đáng được đọc.

Tạo một bộ hồ sơ việc làm hiệu quả - đó là vấn đề mà cả sinh viên mới ra trường và những ứng viên nhiều kinh nghiệm đều gặp phải. Vậy bạn cần làm chính xác điều gì để thuyết phục nhà tuyển dụng rằng bạn là lựa chọn sáng suốt nhất dành cho công ty của họ? Đây là một tình huống khó khăn, giống như khi bạn bước vào một cuộc hẹn hò mà không biết trước đối phương là ai: Bạn lo lắng về trang phục, nước hoa và không biết rằng những gì bạn thể hiện có khiến đối phương yêu thích bạn hay không, v.v.

Viết nên một bộ hồ sơ việc làm, sau cùng vẫn là kỹ năng tiếp thị bản thân. Đấy là cách bạn quảng cáo về chính bản thân bạn và khiến bạn trở nên nổi bật trên thị trường với thật nhiều ứng viên chất lượng tương tự nhau.

Hãy quên đi sự khiêm tốn. Hồ sơ của bạn là nơi bạn thể hiện cho người đọc về những thành tích mà bạn đạt được và lý do vì sao bạn tốt hơn những ứng viên cùng ứng tuyển vào vị trí việc làm này.

Làm thế nào để bạn thiết kế hồ sơ việc làm của mình trở nên một bảng thành tích – cách mà những chính trị gia hay làm để quảng cáo bản thân họ - mà là một bản thể hiện thuyết phục những đặc điểm thu hút của bạn.

Hãy nhớ rằng hồ sơ việc làm của bạn không phải là: phương tiện để bạn có được việc làm ưng ý. Chưa phải thì đúng không. Nhiệm vụ chủ yếu của hồ sơ việc làm là giúp bạn có được lời mời phỏng vấn – mà có thể sau đó sẽ mang lại cho bạn công việc mà bạn mong muốn. Hãy nghĩ về điều này như một mục tiêu dài lâu. Đầu tiên, hồ sơ của bạn phải giúp bạn gây ấn tượng với nhà tuyển dụng trước đó, ít ra cũng phải đủ để bạn có được lời mời phỏng vấn.

Chuyên viên nhân sự thường phải thông qua vô số hồ sơ việc làm mỗi ngày. Vậy làm cách nào để khiến hồ sơ của bạn mang lại cho bạn một cuộc gặp mặt phỏng vấn trực tiếp? Dưới đây là 13 bước hướng dẫn để bạn xây dựng một bản hồ sơ việc làm hiệu quả có thể gây ấn tượng với mọi chuyên gia nhân sự.

Tổng hợp những thông tin cần thiết.

Đầu tiên bạn cần phải viết tất cả những thông tin xuống dưới giấy: thông tin liên hệ, kinh nghiệm làm việc và thành tích đạt được, trình độ học vấn, những khoá học và hội thảo bạn đã từng tham dự, những giải thưởng bạn từng được nhận, kỹ năng, thông tin cá nhân, v.v. Bước này, bạn đừng quá lo lắng về việc sắp xếp các ý – chỉ cần đảm bảo bạn không bỏ quên bất kỳ chi tiết quan trọng nào.

Chú ý đặc biệt đến những chi tiết về thời gian, địa điểm hoặc những sai sót mà khiến bạn có thể bị đánh giá là cẩu thả, hoặc tệ hơn là không trung thực.

Viết tên và thông tin liên hệ trên đầu hồ sơ

Thông tin liên hệ của bạn nên được để lên trên đầu hồ sơ ngay bên dưới tên của bạn để thuận tiện và dễ dàng cho nhà tuyển dụng tham khảo. Hãy liệt kê tất cả những thông tin liên hệ của bạn như: địa chỉ nhận thư, số điện thoại bàn và di động, số fax, và địa chỉ email. Thông tin về email là cực kỳ quan trọng vì điều đó thể hiện bạn hiểu về công nghệ, hoặc ít nhất có thể làm việc trên máy tính.

Hãy nghĩ ra một mục tiêu công việc

Một mục tiêu công việc được phát triển rõ ràng có thể được coi là điểm khởi đầu vô cùng tuyệt vời, dẫn dắt người đọc hồ sơ của bạn biết đến mục tiêu hoặc lý do mà bạn ứng tuyển. Vậy phần mục tiêu việc làm cần phát triển như thế nào để gây ấn tượng?

Mục tiêu công việc phải thể hiện được điều mà bạn mong muốn từ công việc cũng như những gì bạn có thể mang đến cho công ty, nhưng chỉ ngắn gọn từ 1 đến 3 câu. Hãy nghĩ về mục tiêu này như ‘một phần chính’ (bởi đây là phần đầu tiên nhà tuyển dụng sẽ đọc), do đó hãy tránh sử dụng những câu chung chung hoặc mơ hồ như là ‘việc làm ở vị trí xứng đáng với bằng cấp của tôi’ hoặc ‘để đảm bảo những vị trí thông thường’.

Tuy nhiên, nếu bạn muốn mở rộng cơ hội của mình đến những vị trí công việc khác trong phạm vi lĩnh vực của mình, bạn cần viết một mô tả chung hơn về công việc và môi trường công ty mà bạn muốn hướng đến (ví dụ. ‘Nhằm áp dụng những kinh nghiệm sâu rộng của tôi trong ngành tài chính và quản trị đến những vị trí quản lý cấp cao tại một công ty đa văn hoá và có triển vọng cao.’)

Viết một đoạn tóm tắt ngắn về khả năng của bạn

Cynthia Buiza, một nhân viên truyền thông doanh nghiệp kiêm nhân sự tại một tổ chức phi chính phủ đặt tại Thái Lan cho biết cô đánh giá cao những hồ sơ có phần tóm tắt ngắn gọn về khả năng của ứng viên.

‘Tôi ấn tượng với những hồ sơ thể hiện tốt được điểm mạnh của ứng viên, nhưng quan trọng hơn cả, ứng viên đó cần phải giúp tôi đánh giá được khả năng của họ qua một đoạn tóm tắt nhgawsn gọn.’ Những hành động nhỏ như vậy sẽ giúp hồ sơ của ứng viên đó khác biệt hẳn so với hàng loạt những hồ sơ ứng tuyển khác.

Phần tóm tắt về khả năng của bạn cần có:

Số năm kinh nghiệm làm việc của bạn

Lĩnh vực chuyên môn và những cột mốc đáng nhớ trong sự nghiệp của bạn (ví dụ, ở tuổi 26, trở thành nhân viên trẻ nhất được đề bạt lên vị trí quản lý trong ngân hàng)

Những kỹ năng đặc biệt (ví dụ: cộng tác viên giảng dạy môn tài chính tại SAP Academy)

Những thông tin khác về kỹ năng của bạn liên quan đến công việc mà bạn ứng tuyển

Nhiệm vụ của mục tóm tắt này là giúp làm nổi bật khả năng của bạn và cắt bớt những thông tin trong các phần còn lại, nhưng hãy viết ngắn gọn trong khoảng từ 2 đến 3 câu thôi.

Nhấn mạnh kinh nghiệm chuyên môn của bạn

Trừ phi bạn là sinh viên mới tốt nghiệp, bạn cần bắt đầu phần nội dung của hồ sơ việc làm với mục kinh nghiệm làm việc, bắt đầu bằng công việc gần nhất. Liệt kê tất cả những công việc bạn từng làm, tên công ty, thời gian tại chức, chức danh và vai trò công việc.

Mặt khác, nếu bạn nhảy từ công ty này sang một công ty khác trong một khoảng thời gian ngắn, hoặc có những khoảng thời gian thất nghiệp, chắc chắn điều đó sẽ khiến nhà tuyển dụng đặt câu hỏi về đạo đức nghề nghiệp của bạn, sự ổn định, sự trung thành với công ty, v.v. Hãy sẵn sàng để trả lời những câu hỏi về gián đoạn sự nghiệp trong buổi phỏng vấn.

Nhấn mạnh đến sự chuẩn bị kỹ càng về giáo dục

Nếu bạn là sinh viên mới ra trường không hề có bất kỳ kinh nghiệm việc làm nào, hãy bắt đầu bằng nền tảng giáo dục của mình, những giải thưởng và các hoạt động ngoại khoá mà bạn đâ tham gia. Đừng tin khi người khác nói điểm số không quan trọng khi đi làm – thực sự điểm số rất quan trọng khi bạn bắt đầu khởi nghiệp.

Theo Fred Damian, đối tác nhân sự của Ernst & Young – Mania, giải thích rằng các nhà tuyển dụng tiềm năng có thể dễ ưu tiên cho những người trẻ ít nhiều chứng tỏ được khả năng của mình qua các hoạt động học thuật và điểm số trong trường. Vai trò và trách nhiệm của bạn trong những hoạt động ngoại khoá và các tổ chức xã hội cũng là thước đo đáng tin về kỹ năng lãnh đạo và tương tác xã hội của bạn. Do đó, hãy đảm bảo rằng bạn liệt kê tất cả những điều này trong hồ sơ của mình.

Hãy loại bỏ những điểm tiêu cực. Nếu bạn đã làm điều gì đó khiến tên mình bị ghi vào sổ đen trong học kỳ đầu năm nhất, nhưng chưa bao giờ bạn lặp lại lỗi lầm này, loại bỏ thông tin này ra khỏi hồ sơ việc làm là một động thái khôn ngoan. Còn không, hãy chuẩn bị để thảo luận sâu về điều này trong buổi phỏng vấn. Nền tảng giáo dụ của bạn nên luôn là những điểm sáng, tích cực và hỗ trợ cho bạn bước chân vào cuộc sống công sở.

Đừng quên liệt kê những kỹ năng và năng lực đặc biệt của bạn. Đây là điều quan trọng, đặc biệt trong các lĩnh vực đề cao kiến thức nền như IT. Trong hồ sơ của mình, hãy ghi rõ tiêu đề, ngày tháng, địa điểm và lịch trình và các hoạt động đào tạo và giáo dục nâng cao, kể cả đó là chính thức hoặc không chính thức. Bắt đầu với những hội thảo liên quan nhất. Hãy cụ thể: đừng chỉ nói “đào tạo máy tính các loại,” khi bạn có thể nói “được đào tạo về Visual Basic, SAP,” v.v. Nếu bạn thông thạo hơn 1 ngoại ngữ, hãy nhớ đề cập đến điều này nữa.

Một là thêm thông tin người tham khảo, hoặc đừng đề cập đến trong hồ sơ

Có hai luồng suy ý kiến về vấn đề này: Một luồng ý kiến cho rằng việc liệt kê thông tin người tham khảo trong hồ sơ là việc cực kỳ cần thiết. Những cũng có luồng ý kiến cho rằng thêm thông tin này chỉ làm dài thêm hồ sơ, nên chỉ cần cung cấp khi nào được yêu cầu.

Tuy nhiên, Damian khuyến cáo không nên sử dụng một dòng thông báo “Thông tin người tham khảo chỉ được cung cấp khi yêu cầu.” ‘Một là cung cấp thông tin, hai là đừng đề cập đến nữa,’ Damian nói. ‘Có ích gì khi bạn tạo một mục “Thông tin người tham khảo” rồi sau đó lại nói “chỉ cung cấp khi được yêu cầu”?’ Nheng nếu bạn muốn liệt kê thông tin tham khảo, hãy nhớ phải cung cấp đầy đủ thông tin liên hệ chi tiết – đặc biệt số diện thoại và địa chỉ email, đồng thời ghi rõ thời gian nào là thuận lợi nhất để liên lạc.

Hãy súc tích

Hồ sơ việc làm chỉ thường được đọc trong vòng 30 giây hoặc ít hơn, do đó hãy viết sao cho ngắn gọn, vào thẳng vấn đề. Sử dụng dấu đầu dòng để nhấn mạnh thông tin quan trọng. Tận dụng đoạn văn bản, gạch ngang và số hồ sơ trông mạch lạc hơn. Và một hồ sơ chuẩn không nên quá 2 trang – hoặc tối đa là 3 đối với những người có kinh nghiệm và chuyên môn sâu rộng. Hơn thế nữa, hồ sơ của bạn cần phải được chỉnh sửa một cách nghiêm túc.

Đọc lại và kiểm tra kỹ

Không nên có những lỗi chính tả hoặc lỗi đánh máy trong hồ sơ của bạn. Khi sư dụng số, hãy kiểm tra lại các số không, vị trí dấu thập phân. Các dấu phân cách và định dạng ngày phải nhất quán. Ví dụ, nếu bạn viết “2 tháng 2, 2000” trong một phần, đừng ghi “tháng 5, ngày 2, năm 2000” ở một đoạn khác.

Hãy định dạng hồ sơ dễ đọc

Hồ sơ việc làm của bạn nên dễ đọc – một lỗi in cẩu thả, thiết kế luộm thuộm sẽ phản ảnh triệt để về bạn. Do đó, bạn hãy làm nó dễ đọc với những khoảng trắng, cỡ chữ không nhỏ hơn 10, và tối đa 2 kiểu chữ. Chữ gạch dưới và in đậm chỉ nên được sử dụng tối thiểu. Dùng những định dạng này chỉ khi bạn muốn làm nổi bật những thông tin quan trọng hoặc đánh dấu việc ngắt đoạn.

Một vấn đề quan trọng khác: Sử dụng máy in la-de. Dịch vụ in la-de có mặt ở khắp mọi nơi, do đó không có lý do gì để biện hộ cho một bản hồ sơ việc làm với mực in bằng máy mà có thể khiến chữ bị mất hoặc nhoè. Hãy chắc rằng việc in ấn cần phải chuẩn, không để lại dấu mực lem, hoặc mờ chữ.

Cuối cùng, sử dụng loại giấy in chất lượng cao. Đừng sử dụng các loại giấy màu sặc sỡ như màu xanh lá hoặc xanh dương, hoặc đồ hoạ và hình ảnh quá màu mè – hãy giữ bản hồ sơ đơn giản và đánh đúng trọng tâm.

Một gợi ý nữa: Khi nào xong, hãy đưa hồ sơ của bạn cho bạn bè và đồng nghiệp xem qua. Nghe lời nhận xét và khuyên từ bạn, đặc biệt hồ sơ của bạn có dễ nhìn không. Sau đó hãy cân nhắc tất cả và chỉnh sửa lại lần cuối..